スキャンが多い会社の機種選び

スキャンには、原稿を裏返す、保存先を入力する、ファイル名を付け直すといった作業も含まれます。読み取りが速い機器に替えても、これらの手間は残ることがあります。

毎日使う書類をもとに、原稿の読み取り方と保存までの操作を比べてみましょう。

原稿の種類と一度に読む量

「両面の帳票を40枚まとめて」「契約書を1件ずつ」のように、原稿の種類と、一つのファイルにする単位を確認してください。全体を一つのPDFにする場合と、案件ごとに保存する場合では、繰り返す操作が変わります。

サイズの混在、薄い紙や傷んだ紙、本のように綴じられた原稿も、機種を選ぶ際に伝えておきましょう。自動原稿送り装置で扱えない原稿は、ガラス面の原稿台などで読み取ります。

ADF（自動原稿送り装置）は、重ねてセットした原稿を1枚ずつ自動で送る装置です。両面読み取りには、原稿を反転させる方式と、1回通すだけで表裏を読む方式があります。

両面の書類を毎日大量に読むなら、1回で両面を読める方式を優先して比べてみましょう。一度に置ける原稿が多いほど、追加でセットする回数も減らせます。

40枚の両面原稿は、表裏で80面です。「枚／分」と「面／分」をそのまま比べず、片面・両面、カラー、解像度などの条件と単位をそろえてください。

読み取りがすぐ終わっても、保存先の指定やファイルの移動に時間がかかる場合は、操作を減らせる機能が役立ちます。

よく使うフォルダーを宛先に登録したり、普段の保存先へ直接送ったりできると、毎回の入力を省けます。使える方法は、機種、追加機能、ネットワーク、アクセス権によって異なります。

「クラウド対応」という表示だけで判断せず、現在使っている保存先へ送れるかを確認してください。

本文の会社名や言葉で検索したい場合は、画像の文字を文字情報に変えるOCRが役立ちます。案件番号やファイル名で十分に探せる書類は、必ずしもOCRを使う必要はありません。

OCRは、パソコンのソフトや保存先のサービスで行える場合もあります。現在の仕組みで対応できるか調べてから、複合機への追加を検討しましょう。

機密情報を含まない見本で、原稿のセット、普段の単位での読み取り、保存、ファイルを開く操作まで試してください。表裏の抜け、ページ順、向き、文字の読みやすさに加え、必要な人がファイルを開けるかも確認しましょう。

大量に読む場合は、読取方式と原稿をセットできる量を比べてください。少量でも操作が負担になる場合は、保存までの手順が短い機種が向いています。