スキャンに適した複合機の選び方

まず、普段の書類を「両面の契約書を案件ごとに」「A4の帳票を四十枚まとめて」のように整理すると、必要な読み取り方が分かります。

一束を一つのPDFにする仕事と、複数の案件を別々に保存する仕事では、繰り返す操作が違います。自動分割に対応する機器やソフトを使う場合は、意図した区切りで保存されることが条件です。

本や冊子、傷んだ紙など、ADFで送れない原稿にはガラス面の原稿台を使います。通常の紙だけでなく、日常的に扱う特殊な原稿も機種選びに含めてください。

ADFは、重ねた原稿を一枚ずつ送り、続けて読み取る装置です。両面読み取りには、紙を反転して裏面を読む方式と、一回通すだけで表裏を読む方式があります。

一回で表裏を読める方式は、機器内で原稿を裏返す工程がないため、両面の書類をまとめて読む仕事に向いています。原稿を多くセットできるADFなら、一束を何度も分けて載せ直す回数も減らせます。

四十枚の両面原稿を読むと、読み取るのは八十面です。「枚／分」と「面／分」をそのまま比べず、片面・両面、カラー、解像度が同じ条件の数値を使ってください。印刷の両面対応と、ADFの両面読み取りは別に備わる機能です。

共有フォルダーを宛先に登録できると、長い保存先を毎回入力する必要がなくなります。よく使う読取条件も呼び出せる機器なら、片面・両面や保存形式を設定し直す手間も減らせます。

クラウドとの連携は、利用しているサービスと機器側の対応が合うことが必要です。単に「クラウド対応」と書かれているかより、現在の保存先へ送り、必要な担当者が開けることが重要になります。接続や権限の準備は管理担当者と進めてください。

OCRは、画像の文字をコンピューターが扱える文字情報へ変える技術です。契約書の本文にある会社名や言葉で探したいときに役立ちます。

案件番号や日付をファイル名に付け、それで探せているなら、すべての文書にOCRを使う必要はありません。パソコンのソフトや文書管理サービスにOCRがある場合は、そこで処理する方法もあります。

機密情報を含まない見本で、原稿のセットから読み取り、名前付け、保存、ファイルを開くところまで試してみてください。表裏の抜けやページ順、文字の読みやすさに加え、普段の単位でファイルを作れるかも分かります。

大量の原稿を読む時間が長ければADFの方式と容量が、少量でも毎回の入力が負担なら設定や保存先の操作が、改善の中心になります。