カラー・モノクロの選び分け

カラー機が必要か迷ったら、普段の資料をモノクロで1部印刷してみましょう。写真の違いやグラフの色分けが分からなくなるなら、その資料には色を使う理由があります。

逆に、文字や数字が読めれば用が足りる書類もあるはずです。「何をカラーで出したいか」から考えると、機種選びも日々の使い分けも決めやすくなります。

色が必要な資料

写真付きの提案書、色分けした工程表、注意箇所を示す図面などは、色そのものが情報を伝えています。こうした資料をその場で作るなら、カラー出力が役立ちます。

請求金額や契約内容を確認する文字中心の資料なら、モノクロで十分な場合もあります。ロゴに色が付いているだけの社内資料まで、すべてカラーにする必要はありません。

グラフは線の種類や項目名でも区別できるようにしておくと、モノクロで配るときにも意味が伝わります。

モノクロで印刷する機器でも、カラーでスキャンできるものがあります。

例えば、紙で出すのは文字中心の帳票だけで、届いた写真付き報告書はカラーのPDFとして残したい場合です。この使い方なら、印刷はモノクロ、スキャンはカラーという選び方ができます。

仕様表では、印刷とスキャンの色を別々に確かめてください。FAXや両面読み取りも使うなら、それらの機能も備えた機種から選びましょう。

月に数回でも、商談中に資料を直してお客様へ渡すなら、手元でカラーを出せると助かります。定期的な配布物で準備期間があるなら、共用のカラー機や外部出力も使えます。

カラー用に別の1台を置く場合は、印刷単価だけでなく、その機器の費用や保守、置き場所も必要です。「カラーが少ないから2台に分ける」と決めず、いつ必要になるかと合わせて考えてみましょう。

カラー機を選んでも、毎回カラーで印刷する必要はありません。普段はモノクロにしておき、写真などが必要な資料だけカラーにする使い方もできます。初期設定や部門ごとの制限を使いたい場合は、候補機でできるかを確認してください。

自動でカラーを判定する設定では、見た目に色が少ないページでも、カラーとして数えられる場合があります。どの印刷がどの料金になるかは、機器の判定方法と契約の数え方で確かめておきましょう。

候補機を試すなら、写真付きの資料と文字中心の資料を用意すると違いを見られます。同じデータ、同じ用紙で比べてみてください。

大切なのは、必要な資料がきちんと伝わることです。色が役立つところにはカラーを使い、文字で伝わるところはモノクロにする。その使い分けを無理なく続けられる機器を選びましょう。