カラー・モノクロ複合機の選び方

商品写真や物件写真を載せた提案書、作業ごとに色分けした工程表、変更部分を赤で示す図面などには、カラー印刷が役立ちます。色がなくなると、写真の違いや線の区別が分かりにくくなるためです。

請求書や文字中心の社内帳票は、モノクロで内容を伝えられます。ロゴに色が付いていても、それ以外が文字中心なら、毎回カラーで出す必要はありません。

迷う場合は、普段の資料をモノクロで一部出してみてください。グラフの系列が区別できるか、強調した箇所が読み取れるかを実物で見ると、色が必要な用途がはっきりします。線の種類や項目名でも区別できる資料なら、モノクロで配布しやすくなります。

印刷の色と、スキャンで保存する色は、それぞれの機能で決まります。モノクロでしか印刷できない複合機でも、カラーで読み取れる機種があります。

例えば、出す書類は文字中心の帳票で、受け取った写真付きの報告書はカラーのPDFに残したい場合です。モノクロ印刷とカラースキャンを備えた機種なら、この二つの仕事を一台で行うことができます。

紙に色を付けて出す必要があるのか、紙に付いた色をデータに残したいのかを分けると、必要な機能を絞りやすくなります。

月に数回でも、商談中に写真付きの資料を修正して渡すなら、その場でカラー印刷できる機器が便利です。枚数が少ないことより、必要な時刻に手元で出せることが重要になります。

反対に、事前に準備できる定期的な配布物なら、社内の共用カラー機や外部の出力サービスを使う方法もあります。カラー用の機器を別に置く場合は、印刷料金に加え、本体と保守の費用、置き場所、管理の手間も必要です。

カラー複合機でも、普段の帳票はモノクロ、写真を見せる提案書だけカラーという使い分けができます。対応する機器では、印刷の初期設定をモノクロにしたり、部署ごとにカラーの利用を制限したりすることも可能です。

自動で色を判定する設定では、小さな色付きの文字やロゴがカラーとして数えられることがあります。料金の区分は、機器の判定と契約上の数え方に沿って確認してください。

候補機の仕上がりを見るときは、写真のある資料と文字中心の資料を、普段使う用紙で印刷するのがおすすめです。色が必要な資料はカラーで、文字中心の資料はモノクロで、仕事に十分な見え方になるかを比べられます。