カラー・モノクロの選び分け

写真付きの提案書、色分けした工程表、注意箇所を示す図面では、色も情報の一部です。こうした資料をその場で作るなら、カラー出力に対応した機器が向いています。

請求金額や契約内容を確認する文字中心の資料は、モノクロで足りる場合もあります。社内資料のロゴに色が付いているからといって、毎回カラーで印刷する必要はありません。

グラフには線の種類や項目名でも違いが分かるようにしておくと、モノクロで配っても内容が伝わります。

モノクロで印刷する機器でも、カラーでスキャンできるものがあります。

たとえば、印刷するのは文字中心の帳票で、届いた写真付き報告書はカラーのPDFとして保存する場合です。モノクロ印刷とカラースキャンに対応した機器なら、この使い方ができます。

仕様表で、印刷とスキャンそれぞれの対応色を確認してください。FAXや両面読み取りも必要なら、それらを備えた機種を選びましょう。

月に数回の使用でも、商談中に資料を直して渡すなら、手元でカラー印刷ができると便利です。準備期間を取れる定期的な配布物なら、共用のカラー機や外部出力も使えます。

カラー用の機器を追加する場合は、印刷単価に加えて、本体の費用、保守、置き場所も必要です。使用量だけでなく、必要なときに印刷できるかと、追加の負担を比べてみましょう。

カラー機でも、普段はモノクロ、写真などが必要な資料だけカラーで印刷できます。初期設定をモノクロにしたり、部門ごとに利用を制限したりしたい場合は、候補機が対応しているか確認してください。

自動でカラーを判定する設定では、色が少ないページでもカラーとして数えられる場合があります。料金を確かめるときは、機器の判定方法と契約上の数え方を確認しましょう。

候補機では、写真付きの資料と文字中心の資料を、同じデータ・同じ用紙で印刷して比べてみましょう。

写真や色分けが必要な資料はカラーで、文字中心の資料はモノクロで、普段の用途に十分な仕上がりになるか確認してください。