複合機のセキュリティ対策

共用の排紙部に機密文書が残ると、ほかの人に見られたり、別の印刷物と一緒に持ち帰られたりするおそれがあります。出力後に回収することが、利用者が日常的に行える対策です。

対応する機器では、本人がカードや認証情報で操作してから印刷する機能を使えます。受け取りに行く前に紙が出ることを防げるため、共用機で文書を扱うときに役立ちます。認証後に出た紙も、その場で本人が回収してください。

来客から見えにくい機器の向きと配置も、日常の受け取り方を支えます。

FAXやスキャンは、文書と送信先を照合してから送ります。よく使う宛先を登録すると入力の手間を減らせますが、取引先の変更や担当者の異動に合わせた更新も必要です。

宛先の再確認や利用者制限に対応した機器では、社内の送信手順と組み合わせて使えます。保存先が正しくても、閲覧不要な人が開ける状態では情報を見られてしまうため、フォルダーなどの閲覧・変更権限も整えてください。

複合機へログインできる人と、保存文書を読める人は、それぞれの場所で管理します。退職や異動の際は、利用者情報と宛先・権限を一緒に見直すと、不要なアクセスを残しにくくなります。

機器全体を変更する管理者権限は、必要な担当者へ限定します。初期の認証情報をそのまま使わず、社内基準に沿って安全に管理してください。普段の印刷に、全体の設定を変更する権限を渡す必要はありません。

利用者認証、機能制限、操作履歴、保存データの保護などは、機種と構成に合わせて使います。メーカーのセキュリティ情報と更新を管理担当者が確認し、必要な対応を判断します。

ネットワークは、社内LANの内側で運用することを基本に、ファイアウォールや通信制限も含めて管理します。プライベートIPアドレスの設定に加え、外部から実際に接続できる経路がないかも確認が必要です。

設定の変更で印刷、スキャン、保守連携が止まる場合があります。利用者が独断で通信やセキュリティ設定を変えず、管理・保守担当者と必要な接続を確かめながら進めてください。

本体には、保存文書、アドレス帳、接続先などの情報が残っている場合があります。機器を引き渡す前に、対象データ、消去方法、作業担当、完了の確認手段を決めます。

「初期化」で消える範囲を機種ごとの説明書で調べ、消去の対象としたデータを消せる方法を保守担当者と確認してください。消去が終わったことを確認してから、返却や廃棄へ進みます。

本体のデータを消しても、スキャン先やFAXの転送先へ保存した文書は、それぞれの場所に残ります。保存先の保管期間、権限、削除とバックアップは、文書管理のルールに沿って引き続き管理してください。