複合機のセキュリティ対策

機密文書を排紙部に残すと、ほかの人に見られたり、別の印刷物と一緒に持ち帰られたりするおそれがあります。本人が認証してから印刷する機能は、受け取りに行く前に紙が出るのを防ぐ方法です。対応する機種・構成で利用できます。

認証後に出た紙は、本人が回収してください。来客から見える位置や、ほかの人の出力物と混ざりやすい場所では、配置も見直しましょう。

FAX・スキャンの送信前に、文書と宛先を確認してください。宛先を管理し、送信先の再確認や利用制限に対応している場合は、社内手順と合わせて使いましょう。

正しいフォルダーでも、閲覧する必要のない人が開ける状態では情報を見られてしまいます。保存先を閲覧・変更できる人も確認してください。

退職・異動や取引先の変更に合わせて、利用者情報と宛先を更新しましょう。

管理者権限は必要な担当者に限定し、初期の認証情報をそのまま使わず、社内基準に沿って管理してください。普段の印刷に、機器全体を変更する権限を持たせる必要はありません。

利用者認証、機能の制限、操作履歴の記録などは、機種やオプションで対応が異なります。管理したい項目に必要な機能を確認しましょう。

メーカーのセキュリティ情報と更新は、管理担当者が確認してください。ファイアウォールなどを含む接続設定を見直し、不要な通信や外部からのアクセスを制限します。

プライベートIPアドレスを設定するだけでは、外部からのアクセスをすべて防げません。実際の通信経路と設定を確認する必要があります。

通信の制限は、印刷・スキャン・保守連携に影響する場合があります。利用者が独断で変更せず、管理・保守担当者と必要な通信を確かめながら進めてください。

本体に文書や宛先を保存する機器では、残る情報と、利用できる保護・消去機能を確認しましょう。スキャン先やFAXの転送先にあるデータも、保存先ごとに管理が必要です。

返却・廃棄前に、消去する情報、担当者、方法、完了の確認手段を決めてください。「初期化」だけでは消去範囲が分からないため、機種の説明書と保守担当者に処理方法を確認してから引き渡しましょう。

利用者は、印刷物の回収、送信先の確認、必要な人だけへの共有を日々の手順にしてください。管理担当者は、権限、通信、更新、保存データの処理を整えます。

認証や暗号化など一つの機能だけで、すべての対策を済ませることはできません。普段の印刷・スキャンの流れをたどり、紙の置き忘れや、必要以上に広い閲覧範囲がないか確認しましょう。

Q-bicソリューションズでは、認証印刷、アドレス帳管理、スキャン先の制限など、複合機のセキュリティ設定を支援しています。利用者別の制限、ログ、保存データ、ネットワークの設定も相談できます。利用可能な機能や設定内容は、機種・構成・利用環境によって異なります。