部門管理は、部門コードなどで複合機の利用を分け、印刷枚数やカラー利用を集計・制限する機能です。営業部と管理部で費用を分けたり、資料の印刷量を見直したりするときに使います。

コードを部署で共用する場合は、部署ごとの集計には使えても、個人を特定する用途には向きません。また、接続方法や機能によって集計対象が変わる場合があります。請求のカウンターと合わないときは、期間、対象機能、数え方をそろえて比較します。

部署を比べるときは、人数や業務内容も合わせて見る必要があります。販促資料を作る部署などはカラー利用が多くなる場合があるため、枚数だけで判断せず、用途に合わせて制限や運用を見直すようにしましょう。