部門管理は、部門コードなどで複合機の利用を区分し、印刷枚数やカラー利用を集計・制限する機能です。費用配分や利用の見直しに役立ちますが、部門コードを共用する場合は個人の特定には向きません。

また、すべての接続方法や機能が同じように記録されるかを確認する必要があります。請求書のカウンターと内部集計が異なる場合は、集計期間や対象機能、計数方法を照合します。

営業と管理部のカラー利用を比較する場合、同じ期間・同じ集計条件で比べてください。部署の人数や業務内容が違うため、枚数だけで無駄と決めず、用途を確認して設定を見直します。