PDF/Aは、文書を長期的に再現しやすくすることを目的としたPDFの規格群です。必要な情報をファイル内に持たせるなどの制約があり、通常のPDFで使える機能のすべてをそのまま使うものではありません。

複数の規格や適合レベルがあるため、保存先の要件と作成機能を照合します。PDF/Aであることは、OCRの正確さや税法上の保存要件を満たすことの保証ではありません。

社内文書の長期保存方針でPDF/Aを指定する場合は、複合機が出力する規格を確認し、保存システム側で開けるか、必要なら適合確認を行います。検索やアクセス権、バックアップは別に設計します。