TCOは「Total Cost of Ownership」の略で、機器の取得から利用、維持、利用終了までにかかる総保有コストです。複合機では、本体代やリース料のほか、保守、消耗品、用紙、電力、設定、撤去などの費用も含めて考えます。

5年間使う場合（例）なら、月間印刷量とカラー比率をそろえ、毎月の固定費・従量費に、導入時と終了時の費用を加えて比較します。本体価格だけでは分からない費用の差を把握できます。

比較では、どの費用まで含めるかを明確にしてください。カウンター料金にトナー代が含まれる場合は、二重に計上しないようにしましょう。作業時間や停止による損失も含めるなら、実際の支出と、仮定に基づく推計を分けて示します。