TCOは「Total Cost of Ownership」の略で、取得から利用・維持・終了までを通じた総保有コストのことです。複合機では本体代やリース料に加え、保守、消耗品、用紙、電力、設定、撤去などの費用を考えます。

例えば5年間使う前提なら、両案の月間印刷量やカラー比率をそろえ、毎月の固定費・従量費と、導入時・終了時の費用を合計して比較します。本体価格だけでは見えない差を把握するのに役立ちます。

集計する費用の範囲を明確にしてください。カウンター料金にトナー代が含まれる場合の二重計上に注意し、作業時間や停止による損失を含めるときは、実際の支出と仮定に基づく推計を分けて示します。