認証印刷は、暗証番号やICカードなどで利用者を確認してから、送った文書を出力する機能や運用です。人事書類などを、担当者が複合機の前に着いてから印刷できるため、機密の紙を排紙トレイに放置する時間を減らせます。

印刷ジョブは、機器内に保存する方式と、サーバーなどで管理する方式があります。未出力のデータをいつまで残すかと、出力した紙をどう受け取るかも合わせて決めます。

暗証番号を共用すると、誰が利用したかを識別しにくくなります。個人ごとの認証に、自動ログアウトや放置ジョブの削除を組み合わせると、印刷前のデータと利用後の画面も含めて管理できます。

保留印刷は、パソコンから送った印刷データをすぐに出さず、複合機や印刷システムに保存しておく機能です。本体で必要なデータを選んでから印刷するため、取り忘れや、誤って送った文書の印刷を減らせます。

会議資料を先に送っておき、直前に使う版だけを本体から印刷する使い方があります。不要になった旧版は削除し、保存期限を決めておくと、古い資料が残り続けるのを防げます。

保留したデータを誰が見たり選んだりできるかは、認証や表示範囲の設定によります。保留するだけでは本人確認にならず、構成によっては文書名が他の人に見えるため、機密文書には本人を確認する認証印刷を組み合わせてください。