認証印刷は、利用者が暗証番号やICカードなどで本人確認を行ってから、送った文書を出力する機能・運用です。機密文書を排紙トレイへ放置する時間を減らせます。

機器内にジョブを保持する方式や、サーバーなどで管理する方式があり、どこにデータが保存されるかは構成によります。認証後に出た紙の扱いや、未出力ジョブの保存期限まで考える必要があります。

人事書類を印刷する場合、担当者が機器の前に着いてから本人のジョブを出します。共有暗証番号では識別が弱くなるため、個人ごとの認証と自動ログアウト、放置ジョブの削除を組み合わせます。

保留印刷は、パソコンから送ったジョブをすぐに印刷せず、複合機や印刷システムに保持する機能です。本体で必要なジョブを選んで出すことで、取り忘れや誤って送った文書の無駄印刷を減らせます。

ただし、保留することと利用者を認証することは同じではありません。誰でも一覧を見られる構成では文書名の露出などが残るため、認証・表示範囲・保存期限を合わせて設定します。

会議直前に必要な資料を保留し、実際に使う版だけ本体から出力します。旧版が残らないよう保存期限を決め、機密文書では利用者本人だけが選べる認証印刷と組み合わせます。