ボックス機能は、読み取った原稿や受信・印刷データなどを複合機内の保存領域へ保管し、後で取り出す機能の総称です。保存できるデータや共有範囲は機種で異なります。

よく使う帳票を再印刷する用途には便利ですが、本体内に保存しただけではバックアップにはなりません。故障、初期化、機器入れ替えで失われる可能性を考え、原本の管理場所を別に決めます。

日常的に使う申請書をボックスへ登録すれば、パソコンで毎回ファイルを探さず本体から印刷できます。改訂時には旧版を消し、版番号と管理担当者を明確にして、古い帳票を使わないようにしてください。