ボックス機能は、読み取った原稿や受信・印刷データなどを複合機内に保存し、後で取り出す機能の総称です。保存できるデータや共有できる範囲は、機種によって異なります。

よく使う帳票の再印刷に便利ですが、本体に保存しただけではバックアップにはなりません。故障、初期化、機器の入れ替えで失われる可能性があるため、原本は別の場所で管理してください。

日常的に使う申請書をボックスに登録すると、パソコンでファイルを探さずに、本体から印刷できます。改訂するときは旧版を削除し、版番号と管理担当者を明確にして、古い帳票が使われないようにしましょう。