データ消去は、複合機内に残る文書や設定などを、目的に応じた方法で削除することです。画面から文書が消える通常の削除と、媒体上の復元を困難にする消去は同じとは限りません。

HDD、SSDなどの媒体によって適切な方法が異なり、上書き回数だけでは安全性を判断できません。ボックス文書、宛先、認証情報、ジョブログなど、消去する範囲と残る情報をメーカーの手順で確認します。

機器返却前には、必要なデータを正式な保管先へ移し、機種の消去・初期化手順を実施します。誰がいつ何を消したかを記録し、必要な場合は保守会社へ作業範囲や証明書の内容を確認します。