データ消去は、複合機に残る文書や設定などを、目的に合う方法で削除することです。利用中に不要な文書を消す場合と、返却・廃棄に向けて記憶媒体からの復元を難しくする場合では、必要な方法が異なります。

画面で文書を削除しただけでは、返却時に求められる消去まで済んでいるとは限りません。HDDとSSDなどでは適切な方法が異なるため、上書き回数だけで判断せず、媒体と機種に合う指定の手順を使ってください。

返却前は、必要なデータを正式な保管先へ移してから、消去・初期化を行います。ボックス文書、宛先、認証情報、ジョブログなどの消去範囲と、作業後に残る情報を確認します。

誰が、いつ、何を消去したかを記録し、保守会社へ依頼する場合は作業範囲と、必要な証明書の内容も確かめてください。