ICカード認証は、対応するカードを読み取り、複合機を使う利用者を識別する方法です。ログインや認証印刷、利用実績の記録などに使い、IDを手入力する手間を減らすことができます。

社員証を使って本人の印刷ジョブだけを表示する場合は、カードと利用者のアカウントを対応させます。カードを読み取れることと、その人が使える機能や見られる文書を設定することは、それぞれ必要な作業です。

既存の社員証を使えるかは、カードの規格、読み取り装置、管理システムの組み合わせによります。導入時は、今の社員証と機器が対応するかを確かめてください。

紛失・再発行・退職時にカードを使えなくする手続きも決めておきます。カードを忘れた場合も、共用カードでは実際の利用者を区別できなくなるため、本人を確認できる代替方法を用意する必要があります。