暗号化PDFは、内容を暗号化して保護したPDFです。ファイルを開くためのパスワードと、印刷・編集などの制限を変更する権限用パスワードは、役割が異なります。

暗号化の方式と、使う閲覧ソフトが対応しているかを確認してください。短く推測しやすいパスワードでは保護が弱まり、ファイルとパスワードを同じ経路で安易に渡すと効果が下がります。組織の情報共有方針に合わせて使いましょう。

社外に機密PDFを渡すときは、暗号化PDFだけに頼らず、宛先を確認し、閲覧期限を設けた共有方法なども比較してください。パスワードを使う場合は、組織が認めた手順で相手に伝え、紛失したときの扱いも決めておきましょう。

PDFの権限パスワードは、印刷・変更・コピーなどの制限設定を管理するためのパスワードです。ファイルを開くときに求められる閲覧パスワードとは役割が異なります。

制限がどう適用されるかは閲覧ソフトによっても異なり、画面の撮影や内容の転記まで完全に防ぐものではありません。機密文書を配布するときは、PDFの設定に加え、送る相手、共有経路、アクセスできる範囲も管理してください。

閲覧専用の資料に編集制限を設定しても、誤った相手に送れば内容を見られる可能性は残ります。閲覧を制限したいのか、編集を抑えたいのか、目的に合わせて方法を選びましょう。